Cestovné

Doklad o proplacení cestovného není ničím jiným než jedním z výdajových pokladních dokladů. Zaslouží si ale samostatnou kapitolu, protože:

• nedostanete paragon jako podklad pro jeho zhotovení,
• jízdenka paragon nenahrazuje, protože neobsahuje všechny potřebné údaje,
• a proto musíte potřebné údaje při vytváření dokladu sami zapsat.

Cestovné čili cestovní náhrada jsou peníze, které dáte někomu za to, že jste jej vyslali na pracovní cestu. Zahrnuje jízdné ( náhradu za jízdenky či opotřebení auta), stravné a vedlejší náklady.

Cestovné může být v neziskové organizaci tak trochu problém. Zákon o cestovních náhradách upravuje proplácení cestovného pouze pro zaměstnance a dá se vztáhnout i na pracovníky na dohodu o provedení práce (pokud je ve smlouvě výslovně uvedeno, že jim bude propláceno cestovné). Co s dobrovolníky, to však zákon neřeší, a každý daňový poradce o tom soudí něco jiného.

Navrhujeme použít následující postup: dobrovolníkům proplatíme pouze jízdné (tedy ne stravné a vedlejší náklady ), a to s využitím tiskopisu cestovního příkazu zakoupeného v papírnictví - použijeme vždy jeden tiskopis pro jednu cestu a jediného člověka.

Tiskopis je třeba vyplnit z obou stran podle připojeného vzoru, dobré je neopomenout ani podpis pracovníka oprávněného k povolení cesty -což bývá koordinátor skupiny, vedoucí kampaně apod. K tiskopisu připojíme jízdenky dokládající náklady na jízdné a celé to pak zařadíme do sborníku výdajových pokladních dokladů. Takto vyhotovený doklad je totiž výdajovým pokladním dokladem - obsahuje všechny potřebné údaje. Nemusíme k němu přidávat ještě tiskopis výdajového pokladního dokladu - všechny potřebné údaje jsou už na tiskopisu cestovního příkazu!

Obr. 3 - vyúčtování cesty je zvláštním typem výdajového pokladního dokladu



Složitější je situace při proplácení cesty osobním autem. Jako doklad tu nemáme jízdenky, náhrada jízdného se musí vypočítat. Ke správnému výpočtu potřebujeme kopii té strany technického průkazu, na které je uvedena průměrná spotřeba auta, a doklad o nákupu pohonných hmot. Pak vyplníme druhou stranu tiskopisu cestovního příkazu, ve které popíšeme trasu cesty a vyplníme i vzdálenost v kilometrech. Náhrada jízdného se skládá ze dvou částí - základní sazby (ZS) a za opotřebení auta a ceny spotřebovaných pohonných hmot (PHM). Základní sazba na jeden kilometr bývá určována vyhláškou ministerstva financí, v současnosti činí 3,40Kč. Cena spotřebovaných pohonných hmot se vypočte jako součin vzdálenosti, spotřeby na jeden kilometr (podle technického průkazu) a ceny jednoho litru paliva (podle dokladu o nákupu paliva). Základní sazba se vypočte jako součin vzdálenosti a základní sazby na jeden kilometr.

Příklad: ujeli jsme 148 km, spotřeba podle technického průkazu je 7,7 l/100 km (tedy 0,077 l/km), cena paliva 28,50 Kč/1 l.

Náhrada = ZS +PHM = (148 x 3,40) + (148 x 0,077 x 28,50) = 503,20 + 324,80 = 828,- Kč

Aby vznikl platný výdajový doklad, musíme k vyplněnému tiskopisu cestovního příkazu přidat kopii technického průkazu a doklad o nákupu paliva, to celé pak zařadíme do sborníku výdajových pokladních dokladů.

Výše uvedený postup se ještě pořád může zdát finančnímu úřadu trochu podezřelý - přeci jen proplácíte peníze lidem, u kterých není písemně určen žádný vztah k organizaci. Proplácení cestovného je proto dobré podepřít ještě vydáním vnitřního předpisu, ve kterém uvedete, že z charakteru vaší činnosti vyplývá časté využití práce dobrovolníků, jejichž práce je nenahraditelná a jimž současně vznikají náklady - například výdaje za cesty. Proto jim budete proplácet jízdné podle pravidel, která dále ve vnitřním předpisu stanovíte. Pokud vše dobře zdůvodníte, můžete si pak dovolit proplácet i případné stravné (případně potraviny, ze kterých vaříte na společných akcích).

Je také možné uzavřít s dobrovolníky smlouvu, podle které oni budou dobrovolně, bez nároků na odměnu pracovat na uvedených pracích a organizace jim proplatí cestovné, případně další náklady. Tímto vznikne onen chybějící formální vztah mezi dobrovolníkem a organizací.

Redakce INFOPOSEL.CZ nezodpovídá za kvalitu dodaných materiálů.