2.1. Kdo je facilitátor

Zajímavý případ v komunikaci nastane tehdy, když spolu má komunikovat více lidí najednou. Zhruba 4 - 6 lidí ve skupině výše se začíná objevovat potřeba někoho, kdo by setkání řídil - vedl. S větším počtem účastníků setkání se tato potřeba rychle prohlubuje. Člověk, který se této role zhostí, se nazývá facilitátor. Jeho úkolem je usnadňovat komunikační proces a tím umožňovat ostatním účastníkům věnovat se věcné stránce. Bere tedy na sebe zodpovědnost za formu, způsob, jak projednávání bude probíhat. Věcné řešení předmětu jednání nechává na ostatních účastnících. (V praxi je často nemožné plně vyloučit facilitátora z věcného rozhodování. V takovém případě je lepší, když poradu vedou facilitátoři dva. Jeden stále dbá na proces - vede jednání, druhý se na krátké chvíle stává účastníkem se stejnými právy jako ostatní účastníci, například se hlásí o slovo a vyčká, až mu je přiděleno. Je tedy třeba zřetelně oddělit samotné řízení jednání od předmětu jednání. Pokud toto není odděleno, hrozí, že v případě nepřijetí věcného názoru facilitátora nebude poté přijímáno ani jeho řízení porady, dojde k zeslabení jeho pozice a následnému chaosu).

Povinnosti facilitátora je:

• být nestranný
  
• soustřeďovat se na proces, způsob, jak jednání probíhá
  
• dbát na stejné podmínky pro všechny
  
• navrhovat postup, strukturu jednání,


• pomáhat vzájemnému porozumění mezi členy skupiny,


• spoluvytvářet pravidla jednání a dbát na jejich dodržování,


• řídit diskusi,


• pomáhat řešit konfliktní a krizové situace,

2.2. Nástroje facilitátora

2.2.1. Prevence

Prevencí rozumíme různé činy před poradou nebo i během ní, které brání skupině sejít z cesty za stanoveným cílem. Prevencí předcházíme problémovým situacím

Získejte souhlas skupiny:

• k programu, účelu a cíli porady


• s délkou porady


• ke společně navrhnutým pravidlům


• k rolím facilitátora, časoměřiče, zapisovatele…


• k metodám rozhodování, způsob hlasování.

Během porady:

• používejte techniky aktivního naslouchání,


• dávejte návrhy, jak by skupina mohla pokračovat,


• používejte otázek,


• pracujte s kolektivní pamětí,


• odvolávejte se na již dohodnutá pravidla.

! Techniky usnadňující komunikaci na poradách, diskusích Kolektivní paměť Všechny připomínky zaznamenávejte veřejně na fliparchtové papíry. Na jeden papír pište jen jedno téma, každý papír nadepište. Popsané papíry pečlivě lepte na stěny v tom pořadí, v jakém byly popsány. Vytváříte tím atmosféru pracovního prostředí, každý vidí, co se již podařilo projednat, kdykoliv se můžete na projednané odkázat. Parkoviště Vytvořte si "parkoviště", papír, na který budete zapisovat připomínky a náměty, které nelze řešit hned, ale chcete se k nim vrátit později. Pomůže vám to na nic nezapomenout, také to může přispět ke zklidnění emocí - rozčílený účastník vidí, že je brán vážně a jeho připomínka nezapadne. Udělování slova Během diskuse přidělujte slovo lidem tak, jak se o něj přihlásí. Hlásí-li se o slovo více účastníků najednou, nahlas stanovte pořadí, v jakém slovo přidělíte. Touto metodou zklidníte netrpělivé mluvčí, neboť každý ví, kdy na něj přijde řada.

2.2.2. Nejčastější problémy porad

Výčet níže uvedených problémů není samozřejmě kompletní. Všechny uvedené vznikají díky absenci facilitátora, nebo jeho špatné práci.

Postup Nerozlišování procesu a obsahu. Příliš mnoho nebo příliš málo aktivity účastníků. Destruktivní aktivita účastníků. Role Nejasné role a odpovědnost. Manipulace. Skryté zájmy. Zacházení s informacemi. Nadbytek údajů. Opakování a bloudění v kruhu. Zmatek a nedorozumění. Rozhodování Byrokratické porady. Přístupy výhra - prohra (boj o moc). Prostředí Nevhodné uspořádání sedadel. Příliš teplo, příliš chladno, velký hluk, málo světlo atd. Příprava a následná kontrola Nejasný účel nebo cesta k jeho dosažení. Zmatená očekávání. Žádné činy.

2.2.3. Příčiny problému na poradách

V mnoha případech by bylo příjemné svalit všechnu odpovědnost za poradu na facilitátora. Přiznejme si však, že k neefektivní poradě přispíváme i my sami - účastníci. Prvních 14 bodů z níže uvedeného seznamu se týká způsobu komunikace mezi jednotlivými účastníky porady. 15. bod se týká práce facilitátora. Ano, uznávám, že dobrý facilitátor dokáže usměrnit naše chování i v prvních čtrnácti bodech, ale máme nějaký dobrý důvod mu jeho práci ztěžovat?

• Apriorní zamítání návrhů ostatních.


• Náhlé změny tématu.


• Řečník mluví jen o sobě a svých potřebách.


• Odsuzování názoru či činnosti ostatních.


• Družná zábava s přítelem, když ostatní pracují.


• Sarkastické poznámky.


• Generalizace.


• Černý humor.


• Útoky na ostatní.


• Řečník hovoří, aniž by si svá slova předem promyslel.


• Zesměšňování návrhu ostatních.


• Přílišná samolibost.


• Konfrontační taktika.


• Skákání do řeči.


• Facilitátor skupinu nutí k práci silou.

! Dvacet kroků k efektnější poradě Na závěr přinášíme 20 doporučení, jak vést poradu. Doporučení se týkají především práce facilitátora., avšak jistě neuškodí ani běžným účastníkům, pokud se s nimi seznámí. Před poradou: Definujte si (nebo zjistěte), k jakému účelu a cíli poradu svoláváte a jaké výsledky očekáváte. Pokud toto není známé dopředu, je nutné stanovit účel a cíl porady hned na jejím počátku. Pečlivě poradu naplánujte: kdo se má zúčastnit a proč, jaké role zaujme, co se bude řešit, kde a v jakém časovém intervalu. Je-li to možné, rozmyslete si, kdo bude zapisovatel, kdo bude časoměřič a kdo bude ověřovat zápis. Šikovné je taky mít k ruce někoho, kdo vám pomůže s psaním na fliprachtové papíry během porady. Připravený program rozdejte účastníkům dopředu, sesbírejte připomínky. Přijďte před začátkem a připravte prostředí. Na počátku porady: Začněte včas. Chybí-li větší počet účastníků, nebo se vám z jiného důvodu zdá být nutné posunout zahájení, navrhněte to přítomným. Zachovejte se podle jejich rozhodnutí. Požádejte účastníky, ať sdělí své očekávání. V případě, že se účastníci neznají, požádejte je, ať se představí. Jasně definujte role: facilitátor, zapisovatel, časoměřič atd.. Nechte role odhlasovat. Stručně zopakujte naplánovaný program, včetně konce porady a přestávky. Nezapomeňte přednést účel a cíl porady, nebo ho nechte stanovit účastníky. Připomeňte závěry, ke kterým jste došli na předchozím jednání. Navrhněte postup, jakým způsobem bude jednání probíhat. Během porady: Zaměřte se vždy pouze na jeden problém - neřešte víc věcí najednou. Držte proces porady pevně v rukou. Hodně naslouchejte a ptejte se. Užívejte všechny nástroje facilitátora. Všechny návrhy zapisujte na flipchartové papíry, popsané papíry rozvěšujte na stěnách. Na konci porady: Zjistěte, zda něco podstatného nebylo opomenuto (zkontrolujte "skupinovou paměť" - popsané flipchartové papíry). Určete co, kdo, kdy a dokdy udělá a nechte si to znovu potvrdit. Shrňte, co bylo dosaženo. Sdělte program a čas příští porady. Pozitivně a jednoznačně poradu zakončete. Poděkujte zúčastněným za vyložené úsilí, podnětné připomínky, zapálené diskuze nebo příjemnou atmosféru. Po poradě: Zapisovatel udělá zápis, zkonzultuje ho s ověřovatelem zápisu a rozešle ho každému účastníkovi. Kontrolujte plnění dohodnutých termínů. Zhodnoťte, zda porada splnila vaše očekávání a byla efektivní. Pokud by bylo co zlepšit, stanovte, který krok je třeba k tomuto zlepšení udělat.

Autor: Jan Halász, Martina Tesařová, Eva Navrátilová
Zdroj: Hnutí Duha