Práce z domova vede ke zvýšení produktivity a motivace pracovníků na úspěchu

Pracovat z domova? Je to řešení? Určitě ano, i když ne pro každou profesi. Přesto počet lidí, kteří si zřizují domácí kanceláře, přibývá. Právníci, poradci, internetoví obchodníci, prodejci kosmetiky, účetní. Před pár lety to znělo takřka hanlivě. Dnes to představuje rozumné a docela přívětivé řešení. Na téma práce z domova jsem položila několik otázek Ing. Jitce Pavlonové, prezidentce Sdružení pro informační společnost. Bylo to totiž právě toto sdružení, které kdysi s tématem předstoupilo před novináře a odhalilo mnoho souvislostí, které podnikání a manažerská činnost, zkrátka práce z domova, nastolila.

Nejeden podnikatel, nejeden manažer má svou příjemnou domácí kancelář. Zpravidla je to místo, kde bývá rád, kde se dobře koncentruje na práci, kde dohání to, co přes den nestihl. Pro malé firmy, drobné živnostníky je domácí kancelář často jediné východisko a zázemí k podnikání. Podle jakých parametrů by mohla být vybavena taková běžná, milá domácí kancelář - co by v ní nemělo chybět?

Stačí jediné: počítač či notebook s připojením na internet. A pochopitelně telefon. Efektivně fungujícímu pracovníku či manažerovi by tyto věci k práci měly naprosto stačit....

První otázku jsem pokládala proto, že před jistou dobou to bylo právě Sdružení pro informační společnost, které se na možnost práce z domova podívalo velice všestrannýma očima. Řada odborníků, kteří se v projektu angažovali, došla k zajímavým rozborům. Ukázaly se například rozpory v legislativě, na druhé straně elektronizace naší činnosti napomáhá více a více práci z domácího prostředí. Jakou budoucnost může mít tedy práce z domova v roli alternativy v ČR?

Zajímavým poznatkem z průzkumů, které jsme si nechali zpracovat, jsou velmi rozporuplné názory dotázaných na práci na dálku. Na jednu stranu se domnívají, že práce na dálku by mohla vyřešit řadu problémů (řešení pro matky s dětmi, zdravotně postižené, regiony s nedostatkem pracovních příležitostí). Na stranu druhou většina dotázaných o práci z domova nikdy neuvažovala a téměř 20 % má pocit, že se jich toto téma bezprostředně nedotýká.
Mimochodem, používat pojem "práce z domácího prostředí" znamená zúžení, účelnější by bylo používat "teleworking", protože podle oficiální definitice se jedná o to, že pracovní místo musí být jiné než běžné pracovní místo u zaměstnavatele a charakteristickým rysem tohoto způsobu práce je využití informačních a komunikačních technologií. Pracovat takto se dá prakticky z jakéhokoli místa na zeměkouli (pokud máte připojení na internet), nejen z domácnosti. Čili bych přidala jako další charakteristický rys tohoto způsobu práce "mobilitu".

A co by mohl znamenat pro Českou republiku? Teleworking asi rozhodně nesníží míru nezaměstnanosti na nulu, ale jeho rozšíření by mohlo znamenat významný přínos pro řešení strukturální a teritoriální nezaměstnanosti, která je u nás obrovským problémem. Všimněte si, že řada nezaměstnaných si stěžuje, že "u NICH práce není". Pokud tedy nejsou schopni či ochotni se za prací stěhovat (a při cenách bytů ve velkých městských aglomeracích není divu), měla by práce přijít za nimi. Při míře nezaměstnanosti pohybující se kolem 10 % by političtí činitelé měli podporovat všechny aktivity, které by ji pomohly snížit, a teleworking je nepochybně jednou z nich. Častým protiargumentem je, že se tento způsob práce týká jen vysoce kvalifikovaných lidí, ale to není tak docela pravda. Podle jednoho průzkumu může v tomto režimu pracovat až 48 % lidí a aktivity, které lze takto provozovat, jsou velmi široké: počítačové zpracování informací, informatické služby, programování, účetní a ekonomické agendy, konzultace, vzdělávání, konstrukční a návrhářské práce, redakční práce, překlady, korektury, call centra pro velké firmy. A pochopitelně také manažerské práce, vědecké a literární aktivity.

Ptala jste se také na problémy v legislativě. Tam v zásadě nejsou, koneckonců podmínky pracovního poměru mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem jsou sjednány v pracovní smlouvě, čili záleží na jejich přesné definici. Současná právní úprava práci na dálku nebrání, nicméně bylo by vhodné tuto formu práce legislativně přesně ošetřit. Stačilo by v novele Zákoníku práce detailně upravit ustanovení týkající se pracovních úrazů, překážek v práci, práce přesčas, pracovních cest při práci na dálku, což jsou asi jediné oblasti, kde mohou potenciálně vzniknout problémy. Přehodnotit by bylo třeba také regulaci práv a povinností zaměstnavatele v souvislosti se zajištěním pracovních podmínek v místě výkonu práce u domáckého zaměstnance, jako je bezpečnost a ochrana zdraví při práci, hygiena apod.

Obzvláště dobrou příležitost pro práci z domácí kanceláře mají ženy v době, kdy například plní své mateřské povinnosti, nebo některé profese jako je účetní, daňový poradce, právnička, internetový obchodník. Zpravidla jde o velké úspory času a finančních prostředků. Jaké vidíte další atributy - výhody práce z domova?

Ty výhody nejsou jen na straně zaměstnance, ale také na straně jeho zaměstnavatele i celé společnosti.

Zaměstnavatel šetří náklady za pronájem kanceláří, elektrickou energii, úklid apod. Udržuje si pracovníky, kteří by jinak odešli, například z důvodu nemoci či mateřské dovolené.

Může provozovat zastoupení po celém světě bez velkých finančních nákladů a v neposlední řadě si může vybírat z neomezeného počtu pracovníků a není limitován jejich výběrem jen v místě sídla firmy. Zajímavé je, že práce z domova vede také ke zvýšení produktivity (podle průzkumů až o 20-40 %) a ke zvýšení motivace pracovníků na úspěchu.

Také celá společnost může podporou práce na dálku jen získat. Klesá spotřeba paliv a energie, je možnost zaměstnat i zdravotně postižené, zlepší se dopravní situace a životní prostředí. Větší rozšíření teleworkingu by mohlo přispět k řešení civilizačních problémů (spojených s rostoucím stresem, výchovou dětí apod.) a k řešení strukturální a teritoriální nezaměstnanosti.

No a výhody pro zaměstnance jsou zcela zřejmé. Může si rozvrhnout práci podle vlastních časových potřeb, šetří peníze a čas za dopravu do zaměstnání, může si vytvořit ideální pracovní prostředí, strávit více času s rodinou. A pochopitelně je to možnost zejména pro ty, kteří žijí mimo městské aglomerace.

Některé velké globální firmy, např. IBM, brzy rozpoznaly, že je práce z domovského prostředí v době, kdy je k tomu oboustranně příležitost a vyhovuje to jak firmě, tak manažerovi, efektivní, a dnes tento způsob práce patří k samozřejmostem, které se začínají prosazovat i v ČR. Přesto - co brání rychlejšímu rozšíření této formy?

Máte naprostou pravdu v tom, že práce na dálku je zcela běžná u IT firem, pro které je využívání informačních a komunikačních technologií naprostou samozřejmostí, což se u mnoha firem z dalších oblastí průmyslu říci nedá. Myslím, že rychlejšímu rozšíření brání dvě věci. První z nich je ta, že v České republice není příliš vysoké množství lidí vlastnících doma počítač připojený na internet. Druhou je neznalost a neochota se touto možností způsobu práce vůbec zabývat. U 43 % firem, kterých jsme se dotazovali, plynou největší obavy při zavádění teleworkingu z malé informovanosti, čtvrtina pociťuje nedůvěru v efektivitu také práce a u 15 % vyvolává obavy slabá možnost kontrolovat výkon pracovníka.

Toto téma by si nepochybně zasloužilo také pozornost vlády. Například ve Spojených státech mají federální orgány 17 telecenter, kde mohou jejich zaměstnanci využít pracovních stanic s přístupem na internet a pracovat tak na dálku. Federální vláda také vyčlenila významnou sumu na granty, které by umožnily zaměstnat zdravotně handicapované. Firmám, které zaměstnance zaměstnají z domova, pak umožní daňové odpisy na pořízení technického vybavení. To by mohlo být inspirací pro Českou republiku, nemyslíte?

V zemích Evropské unie dnes mimochodem v režimu práce na dálku pracuje kolem 6 % lidí a nejvíce je rozšířena v zemích s rozvinutou ICT infrastrukturou, jako je Velká Británie, Švédsko, Finsko a Dánsko, kde se ona procenta pohybují až mezi 10 a 20.

Zároveň je práce z domácí kanceláře významnou motivací pro ty podnikající subjekty, které se zabývají prodejem počítačů, tiskáren, telefonů, kancelářského nábytku a potřeb, pro poskytovatele internetového připojení apod. Dá se vysledovat v jejich marketingu cílená komunikace na toto téma?

Ano, v poslední době jsem zaznamenala rostoucí počet firem, které na toto téma začínají komunikovat.

Vy osobně jste určitě řadu domácích kanceláří měla možnost navštívit. Čím jsou originální, jak vás oslovily?

Především tím, že se dá vyhnout civilizaci.

Domácí kancelář a elektronická faktura. Firmy toto téma velice zajímá, ostatně používání elektronické faktury by bylo cestou k zjednodušení a zlevnění kancelářské administrativy a možná by to i trošku pomohlo zmírnit problémy druhotné platební neschopnosti...Jaké jsou vyhlídky na používání?

Elektronické faktury již řada firem u nás využívá a elektronická forma daňových a účetních dokladů je za splnění všech technických podmínek přípustná. Novela zákona o účetnictví zrovnoprávňuje písemnou i elektronickou formu záznamu. Daňové zákony však problematiku elektronických dokladů neřeší, měla by však být zohledněna v připravované novele zákona o DPH. Problémy pak nastávají u finančních úřadů, které je nutné přesvědčovat, že elektronická forma má stejnou právní závaznost jako forma písemná. SPIS tedy v současné době připravuje jednotnou metodiku, která by tuto oblast sjednotila a sloužila jako "návod" pro podnikatelskou sféru. Jednáme také s Ministerstvem financí ČR a Ministerstvem informatiky ČR, aby se stala závaznou rovněž pro finanční úřady.

Doufejme tedy, že se nám podaří odstranit nedůvěru, která k elektronické formě dokladů a komunikace panuje a že se elektronická fakturace začne rozšiřovat v masovém měřítku.

Její výhody jsou totiž neodiskutovatelné. Přínosem by byla především možnost plné automatizace elektronických dokladů, zrychlení procesů (faktura je přenesena během několika minut), úspora lidské práce (balení a distribuce obálek), zamezení vzniklu chyb (přepisování dokladů), úspora nákladů na poštovné a v neposlední řadě i úspora papíru (ekologie).

Jenom na poštovném se ušetří na straně odesílatele minimálně 10 Kč. Výhody na straně příjemce jsou však podstatně větší a odhadují se až na 30 Kč za doklad. Středně velká firma, která měsíčně posílá cca 5000 dokladů a přijímá 2000 dokladů, tak ušetří za jediný měsíc zhruba 110 000 Kč, a to nepočítáme úspory za archivaci a manipulaci s archivovanými daty.

Co přinese běžnému uživateli nový zákon o elektronických komunikacích a co třeba těm, kteří provozují elektronický obchod, sestavují databáze, rozesílají denně stovky e-mailů za účelem oslovení zákazníka?

Nový zákon o elektronických komunikacích je momentálně ve stádiu příprav, takže nechci předbíhat událostem. Každopádně by mělo jít o moderní zákon pro plně liberizovaný telekomunikační trh... Mimochodem, stovky e-mailů rozesílaných za účelem oslovení zákazníka jsou spammem (!) a firmy, které takto činí, by měly pozorně sledovat přípravu zákona o službách informační společnosti, který bude tyto otázky řešit. Ale tato otázka by měla být určena Ministerstvu informatiky ČR, v jehož kompetenci oba zákony jsou. Rozhodně je nechci komentovat ve stadiu příprav...

Děkuji za rozhovor

Vývoj ukazatelů po zavedení bez papírové fakturace

PŮVODNÍ STAV v porovnání s NOVÝM STAVEM - SHRNUTÍ HLAVNÍCH PŘÍNOSŮ
Původní stav Nový stav Zlepšení
Zpracování dokladu 5 dní 1 den o 80 % kratší
Administrativní náklady 2 USD 1 USD o 50 % nižší
Zamezení chyb 5% 0,05% o 99 % méně
Zlepšení kontroly
Likvidace 3% 2,5% o 15 % méně
Úspora pracovníků 30 15 o 50 % méně