Základem dobrého účetníctví je dobrý doklad

Základní pojmy

Má-li organizace nějaké peníze, má je z hlediska účetnictví buď na účtu (který si zřídila v bance), nebo v pokladně. Pojem pokladna přitom zahrnuje cokoliv od metrákového trezoru po krabičku od čaje - praktické provedení záleží jen na vkusu a rozumu. Čili: když má organizace peníze v hotovosti, má je vždy v pokladně.

Pokud změníte stav peněz na účtu či v pokladně, musíte k takové změně mít účetní doklad. Účetní doklad zhotovujete sami. Účetnímu dokladu, který popisuje výdej peněz z poklady, se říká výdajový pokladní doklad. Jak se říká dokladu popisujícímu příjem peněz do pokladny? Příjmový pokladní doklad.

Na první poslech velmi podobně zní pojem daňový doklad. Daňový doklad stejně jako paragon, stvrzenka a podobné (na názvu nezáleží, záleží na obsahu), je dokladem o zaplacení, který vydává dodavatel zboží, či služby. Sám o sobě není účetním dokladem, ale je důležitým podkladem pro vyhotovení účetního dokladu.

Daňové doklady, paragony, účtenky

Aby skutečně byly dobrým podkladem pro vyhotovení daňových dokladů, musí obsahovat:

• názvy věcí, které byly koupeny (přitom nestačí obecné označení typu "knihy", "potraviny" apod., nýbrž "kniha Malý princ", "chléb" apod.), počet kusů a cenu za jeden kus,


• celkovou cenu,


• podpis prodavače,


• datum prodeje,


• označení prodejny (jméno, adresu a IČO - což jsou údaje zpravidla uvedené na razítku).

Musí na paragonu být razítko? Nemusí, potřebné údaje by mohly být natištěny či napsány rukou. Přesto doporučujeme vždy razítko od prodávajícího vyžadovat.

Musí být na paragonu uvedena DPH? Nemusí. Některé nadace ji však vyžadují, proto je vždy lepší nechat si vystavit daňový doklad (což není nic jiného než paragon s uvedenou daní).

Pozor! Jako doklad nestačí stvrzenka napsaná přes kopírák, alespoň podpis musí být originální.

Pozor! Ještě jednou zdůrazňujeme - doklady vystavené nekonkrétně na knihy, potraviny či předplatné odmítejte a žádejte rozepsání jednotlivých položek s uvedením přesnějšího názvu (potravina "rohlík", kniha "Až na dno blahobytu").

Pozor! Dostatečným dokladem například o zaplacení předplatného není ústřižek složenky nebo výpis z účtu - ani na jednom není totiž napsáno, za co byly peníze vydány. V takovýchto případech si musíte od dodavatele vyžádat fakturu, která platbu vysvětlí.

Obr. 1 - paragon se všemi potřebnými údaji

Výdajové pokladní doklady

Jsou asi nejběžnějším typem cestovních dokladů. Podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, musí mít všechny účetní doklady tyto náležitosti:

1. označení účetního dokladu, nevyplývá-li z jeho obsahu alespoň nepřímo, že jde o účetní doklad,


2. popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků, nevyplývá-li z účetního dokladu alespoň nepřímo,


3. peněžní částku nebo údaj o množství a ceně,)


4. datum vyhotovení účetního dokladu,


5. datum uskutečnění účetního případu, není-li shodné s datem podle písmene d),


6. podpis osoby odpovědné za jeho zaúčtování; tyto podpisy lze nahradit jiným průkazným způsobem.

Záleží jen na vás, jakým způsobem se rozhodnete doplnit paragony o další údaje předepsané zákonem tak, aby se staly platnými výdajovými pokladními doklady. V praxi se osvědčil následující postup:

• V papírnictví zakupte bloček s tiskopisy "Výdajový pokladní doklad".


• Účetní doklad vznikne tak, že účetní vezme paragon, nalepí jej na papír A4, na stejný papír nalepí ještě tiskopis "Výdajový pokladní doklad" a vyplní v něm všechny kolonky - nebo alespoň ty, které jsou vyplněny na obr. 2. Do kolonky "vyplaceno komu" patří jméno osoby, která šla a zakoupila v tomto případě kancelářské potřeby, nyní žádá po pokladníkovi jejich proplacení. Stejná osoba se podepíše do kolonky "podpis příjemce". Účetní je zpravidla také pokladníkem, podepíše se proto do kolonky "pokladník". Kolonka "schválil" může zůstat nevyplněna, pokud by ale pokladník proplácel peníze sám sobě, doporučujeme, aby se sem podepsal vedoucí organizace, případně osoba určená vnitřním předpisem organizace (pokud takový předpis existuje).


• Pokud jedna osoba požaduje po účetním proplacení více paragonu. Může jich účetní nalepit na jeden papír několik (nebo všechny) a vytvořit z nich tak jediný účetní doklad. Při seskupování různých paragonů do jednoho výdajového dokladu je však přece jen vhodné dodržet určitou příbuznost položek - už kvůli tomu, aby účetnictví bylo přehledné a abyste neztráceli orientaci při procházení dokladů kvůli vyúčtování grantů. Pokud tedy organizace dostane grant, v rámci kterého může utratit 5000 Kč za kancelářské potřeby, je vhodné, na jeden doklad nalepit různé paragony za kancelářské potřeby, ale nevhodné vytvořit jediný doklad z paragonů za kancelářské potřeby, sazenice stromků a občerstvení pro sponzory.


• Nadace často požadují zasílání kopií účetních dokladů. Proto by měli být jednotlivé paragony a účtenky nalepeny přehledně, tak, aby na kopii vůbec byly vidět.


• Do tiskopisu "Výdajový pokladní doklad" vepište celkovou částku za všechny paragony a do rubriky "text" uveďte to, co je všem nalepeným paragonům společné ( jestli tedy na jednotlivých paragonech jsou položky třeba "filmy 5 ks", "fotopapíry 13 x 18 100 ks" a "filmy 10 ks", může text na formuláři výdajového dokladu znít třeba "fotomateriál" - na rozdíl od názvů položek na paragonech tedy může být vcelku obecný).

Obr. 2 - ukázka výdajového pokladního dokladu vzniklého z paragonu na obr. 1.