Proč je třeba vést účetnictví?

Organizace, která nevede účetnictví, nemůže mít přehled o svých finančních tocích

• Víte, kolik vás každý měsíc stojí telefonní hovory?


• Dokážete říct, kolik příští rok utratíte za kancelářské potřeby?


• Zůstanou vám za čtvrt roku peníze na běžný provoz organizace?

Vedoucí začínající organizace dokáže na takové otázky snadno odpovědět: telefonní hovory si hradí každý sám, kancelářské potřeby dodá ten milý pán, který chce pomoci, peníze nepotřebujeme. Jak, ale organizace roste, roční rozpočet se brzy počítá na statisíce - a to už kapesné čí příspěvek od babičky nezachrání. Nezbývá než přesně zjistit, kde peníze mizí, kolik jich bude potřeba v dalším období, na čem se dá ušetřit.

Neexistují žádná závazná pravidla, jak vést účetnictví, aby dávalo organizaci dobrý přehled o nakládání s penězi - vše záleží především na schopnostech účetních a vedení organizace.

Organizace, která nevede účetnictví, se nelíbí nadacím

Nadace poskytující granty jsou pro většinu neziskových organizací základním zdrojem peněz. Protože peníze poskytují, chtějí také vědět, jak je s nimi nakládáno. Vytvářejí pravidla, podle kterých musí neziskové organizace každý grant vyúčtovat. Když jej nevyúčtují, příště už nic nedostanou.

Pravidla účtování o projektech si určují nadace samy. U jednotlivých nadací se mohou lišit - vždy je tedy třeba pečlivě pročíst materiály, které spolu s grantovou smlouvou organizace obdrží. V zásadě ale platí, že vyúčtování grantů nebývá (alespoň po formální stránce) příliš složité a případné nedostatky lze většinou jednoduše napravit.

Organizace, která nevede účetnictví se nelíbí státu

Také stát nutí každou organizaci (nejen neziskovou) vést účetnictví. Důvod je zřejmý - pro existenci státu jsou potřeba daně. Ověřit, že organizace odvedla ty daně, které měla, lze jen podle přesně vedeného účetnictví.

Pravidla vedení účetnictví stanovaná státem mohou být značně komplikovaná a oprava nedostatků až po kontrole finančním úřadem či jinou státní institucí může přijít velmi, velmi draho.

Přestože stát vydává celou řadu pravidel pro vedení účetnictví, bývá dobré, když si každá organizace vytvoří ještě další pravidla specifická pro tuto organizaci - takovým pravidlům se říká vnitřní předpisy. Obsahem vnitřního předpisu mohou být například jména osob odpovídajících za jednotlivé části účetnictví, pravidla pro proplácení dokladů (komu, do jaké výše, kdo povoluje), pro evidenci majetku apod.