Příjmové pokladní doklady

Příjmové pokladní doklady jsou obdobou výdajových - také na ně se dá v papírnictví pořídit tiskopis. Při příjmu do pokladny ovšem zpravidla nedostanete od člověka, který vám peníze dává, žádný doklad, naopak, možná bude po vás doklad požadovat. Dostatečným dokladem pro vás bude v případě malých částek vyplněný tiskopis příjmového dokladu (vyplňte přijato kolik, od koho, na co, datum, podpisy). Tomu, kdo vám peníze dává, můžete vystavit stvrzenku se stejnými údaji (stvrzenky bývají součástí některých bločků s tiskopisy příjmových dokladů prodávaných v papírnictví). Stejně tak ale můžete vypsat dva totožné tiskopisy příjmového dokladu, z nichž jeden si necháte a druhý (náhradu stvrzenky) dostane ten, kdo peníze dal. Na stvrzence či její náhradě by vždy měl být originální podpis příjemce peněz (váš), nestačí kopie přes kopírák.

Pokud vám někdo třeba daruje několikatisícovou částku, pak je vhodně kromě vyplnění tiskopisu příjmového dokladu sepsat i darovací smlouvu a uložit ji společně s ostatním účetnictvím - jinak se vystavujete nebezpečí, že kontrola z finančního úřadu nebude věřit, že se skutečně jedná o dar, a ne třeba o zdanitelný příjem za reklamu.

Převod peněz z běžného účtu organizace do pokladny je také příjmem do pokladny a proto i na něj musíte vystavit příjmový doklad.

Pozor! Každý převod peněz z účtu do pokladny tedy bude v účetnictví doložen dvěma doklady - jeden doklad popisuje přijetí peněz do pokladny, druhý doklad výdej peněz z účtu. Na obou budou pochopitelně stejné částky.

Obr. 4 - příjmový pokladní doklad o převodu peněz z účtu do pokladny je velmi jednoduchý



Výpisy z běžného účtu

Tyto doklady popisují jakoukoliv změnu stavu peněz na bankovním účtu. Banky je automaticky zasílají každému majiteli účtu - a už v té podobě, v jaké vám banka poskytne, obsahují prakticky všechny potřebné údaje. Striktně podle zákona by mohlo být potřebné opatřit je ještě podpisem osoby zodpovědné za zaúčtování a datem zaúčtování. Zákon ale říká také, že "náležitosti účetního dokladu mohou být umístěny i na jiných neúčetních písemnostech". Toho některé organizace využívají a vydávají vnitřní předpis, ve kterém jmenovitě stanoví, kdo zaúčtovává všechny bankovní výpisy.

Pokud ale vnitřní předpis nevydáte, bude vhodné opatřit každý bankovní výpis textem typu "dne DD.MM.RRRR zaúčtovat XY".

Příjem peněz na bankovní účet v případě neziskové organizace asi nejčastěji znamená přijetí grantu nebo daru, výdej peněz z účtu pak platbu faktury. Z bankovního výpisu ale nebývá příliš jasné, o jaký grant či fakturu konkrétně jde. Proto doporučuji k jednotlivým řádkům bankovního výpisu připsat ještě poznámky typu "platba faktury č. N - tisk letáků". Taková poznámka podle mne zvyšuje přehlednost účetnictví, nicméně není povinná - odkaz na konkrétní fakturu stačí uvést až při zápisu do účetních knih (k čemuž se dostaneme později).