Doklady jsou hotové - co s nimi

Účetní doklady je třeba očíslovat, zapsat do účetních knih a uschovat.

Číslování účetních dokladů

Doklady se číslují proto, aby bylo zřejmé, že žádný nechybí. Ačkoliv by bylo možné číslovat všechny účetní doklady jednou řadou čísel, kvůli přehlednosti je vhodnější číslovat odděleně příjmové pokladní doklady, výdajové pokladní doklady, přijaté faktury, výpisy z účtu, vydané faktury. Označení konkrétního dokladu se pak bude skládat z čísla a kódu druhu dokladu. Kód si lze zvolit libovolně - zpravidla se pro výdajové pokladní doklady používá VPD, příjmové pokladní doklady PPD, faktury došlé FAD a výpisy z účtu VBU. První výdajový pokladní doklad se tedy bude jmenovat VPD 1, desátá došlá faktura FAD 10, třetí výpis z účtu VBU 3…

Pozor! Došlé faktury proto budou mít dvě čísla - jedno jí přidělí ten, kdy ji vystavil, druhé jí přidělíte vy. V účetnictví bude faktura evidována s číslem vámi přiděleným.

Zápis do účetních knih

Očíslované doklady zapíšete do účetních knih - o nich budou podrobněji pojednávat další kapitoly.

Uložení účetních dokladů

Doklady se ukládají do sborníků - sborníku přijatých faktur, sborníku výdajových pokladních dokladů atd. Sborníkem může být libovolná složka, šanon apod., které zajistí, že se doklady neztratí a zůstanou uspořádány přehledně (podle svých čísel).

Zákon ukládá povinnost archivovat po dobu pěti let všechny účetní doklady a účetní knihy (viz níže). Mzdové listy (pokud byste měli zaměstnance) musí být uschovány po dobu dvaceti let.

! Účetnictví - jednoduché, nebo podvojné? Zatímco podoba účetních dokladů bude stejná pro jednoduché i podvojné účetnictví, zápis do účetních knih se bude lišit. Proto se teď musíte rozhodnout, jaké účetnictví povedete. Podvojné účetnictví musí vést organizace, jejíž příjmy přesáhnou 3 000 000 Kč za rok nebo která začne podnikat (k tomu, co je podnikání neziskové organizace, se dostaneme později). Ostatní organizace vedou jednoduché účetnictví. Začínající organizace tedy vede jednoduché účetnictví, až po několika letech činnosti možná dojde do stavu, kdy bude muset vést účetnictví podvojné. Faktem je, že ze strany státu i ze strany některých nadací je ctít snahu o to, aby co nejvíce organizací muselo vést podvojné účetnictví. Základy podvojného účetnictví nejsou tak složité, jak se někdy tvrdí. Nicméně obsah tohoto seriálu je omezen, proto tam, kde je rozdíl mezi postupem v jednoduchém a podvojném účetnictví, bude popsán jen postup v účetnictví jednoduchém.